Bei Ausschreibungen: Weitblick!

Deine Arbeitshose ist ein wenig in die Jahre gekommen und dein Team hat mal wieder eine neue Ausstattung an Arbeitskleidung nötig? Dann ist die Sache eigentlich ganz klar: Du spazierst ins nächste Berufsbekleidungsgeschäft. Wenn’s richtig gute Workwear sein soll, besuchst du natürlich den Weitblick-Onlineshop und bestellst sie dort einfach. Für welchen Anbieter du dich als Privatunternehmer entscheidest, ist unterm Strich jedenfalls ganz deine Sache.

Anders sieht das aus, wenn wir den öffentlichen Bereich betreten. Für öffentliche Auftraggeber gilt nämlich das sogenannte Vergaberecht. Als Nicht-Jurist kann ich dir natürlich nicht im Detail beschreiben, wie dieses Vergaberecht geregelt ist, doch was ich weiß: Sobald öffentliche Mittel, also Steuer- oder Fördergelder, für eine Leistung in Anspruch genommen werden, muss der Auftrag dafür ab einer bestimmten Summe auch öffentlich ausgeschrieben werden.

Es gibt zwar auch Ausschreibungen aus dem privatwirtschaftlichen Bereich, diese sind dann aber nicht an das Vergaberecht gebunden. Was sie aber alle gemeinsam haben: Das günstigste oder wirtschaftlichste Angebot – idealerweise beides gleichzeitig – erhält den Zuschlag. Das gilt dann zum Beispiel auch für Arbeitskleidung und damit zusammenhängende Services, wie zum Beispiel Workwear-Personalisierung oder –Textilservice. Weil in solchen öffentlichen und firmenspezifischen Ausschreibungen für Berufsbekleidung ganz individuelle Vorstellungen und Wünsche geäußert werden, sind sie für Weitblick natürlich wie gemacht. Insbesondere dann, wenn die nachhaltige Beschaffung von Arbeitskleidung im Fokus liegt. Wie man mit Ausschreibungen umgeht, was alles zu beachten ist und wie es grob abläuft, verrät uns Senior Sales Manager Tobias Zahner.

Zuallererst sollte man als Workwear-Hersteller ganz präzise abstecken, was man leisten und liefern kann, und was nicht. Auf einen bestimmten Bereich in puncto Ausschreibungen habe man sich bei Weitblick allerdings nicht haargenau spezialisiert: „Wir beschäftigen uns grundsätzlich mit Ausschreibungen aus sämtlichen Branchen und Bereichen: Vom Handwerk über die Industrie bis zu Catering, Hotellerie oder auch Lebensmittelproduktion. Es gibt wenig, was wir nicht können und prüfen deshalb jede Ausschreibung sehr genau“, erklärt Tobias.

„In seltenen Fällen kommt es dann schon einmal vor, dass wir an der Ausschreibung nicht teilnehmen, z.B. wenn die Anforderungen an die Qualität deutlich unter unseren Standards liegen oder wenn es um sehr spezielle Bekleidung geht, wie zum Beispiel die Schutzausrüstung von Feuerwehren.“

Tja, dass Weitblick qualitätsmäßig kein Fan von Kompromissen ist, hatten wir ja schon an anderer Stelle in diesem Blog festgestellt. „Was man aber sagen kann: Vor allem die öffentliche Hand nutzt überwiegend Portale für die Veröffentlichung der jeweiligen Ausschreibungen.“, so der Senior Sales Manager. „Industrieunternehmen bilden hier schon eher die Ausnahme, da werden Ausschreibungen oftmals innerhalb schon bekannter Lieferantenpools platziert.“

„Je detaillierter die Angaben, desto besser„

Und wie viel Zeit kann man sich mit dem Angebot zu einer Ausschreibung lassen? Wie Tobias erzählt, ist der Rahmen bis zur Angebotsabgabe recht unterschiedlich. So lagen beispielsweise schon Ausschreibungen auf dem Tisch, bei denen die Unterlagen innerhalb weniger Tage abgegeben werden mussten. Andersherum gab es Ausschreibungen, bei denen für die Abgabe noch mehrere Monate Zeit übrig waren. „Es kommt hier auch darauf an, ob wir die Ausschreibungen direkt über Portale oder quasi indirekt über unsere Textildienstleistungspartner erhalten. Gerade in diesen Fällen ist die uns verbleibende Zeit teilweise recht knapp bemessen, da unsere Dienstleister ja auch immer entsprechende Vor- und Durchlaufzeiten in deren eigenen Strukturen haben“, so Tobias.

Auch bei Weitblick wird vor dem Erstellen eines Angebots mit allen relevanten Abteilungen und Fachbereichen Rücksprache gehalten, damit von Anbeginn allen klar ist, welche Anforderungen an die Produkte bestehen. Daher sind vollständige Ausschreibungsunterlagen zur gewünschten Arbeitskleidung das A und O. Es braucht möglichst exakte Artikelspezifikationen mit Angabe der Produktanforderungen und der Materialzusammensetzung, Details zum Einsatzzweck und vieles mehr. „Je detaillierter die Angaben umso besser – denn desto zielgerichteter können wir die Produkte auswählen und entsprechend anbieten“, erklärt der Senior Sales Manager. „Idealerweise sind Skizzen oder auch Bilder dabei, damit die jeweiligen Expertinnen und Experten bei Weitblick ihr Feedback dazu abgeben können. Darüber hinaus sind auch Formalien zu beachten, die neben vollständigen Unterlagen auch Zertifikate, Selbstauskünfte, Unterschriften von Vertretungsberechtigten, Termine, Fristen, Muster und auch die Abgabe der Unterlagen über vordefinierte Wege umfassen.

Apropos Zertifikate – hier werden von Auftraggeberseite klare Anforderungen gestellt, wie Tobias erzählt: „Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Zertifikate rund um die Themen Nachhaltigkeit, Risikomanagement und Arbeitsbedingungen beziehungsweise Sozialstandards in den meisten Fällen gefordert sind.“ Es ist zwar schön, dass eine nachhaltige Beschaffung von Arbeitskleidung auch dann als wichtiges Kriterium gestellt wird, wenn es um Ausschreibungen geht, allerdings besteht die Herausforderung am Ende darin, Nachhaltigkeit und Qualität mit finanziellen Aspekten unter einen Hut zu bekommen – zumindest, was die preislichen Vorstellungen in der Ausschreibung betrifft, wie es Tobias auf den Punkt bringt: „Das von der ausschreibenden Stelle erwartete Preisniveau stellt in vielen Fällen eine ernstzunehmende Herausforderung dar.“

Jede Menge gute Gründe

Robuste, langlebige und nachhaltige Arbeitskleidung, die aus hochwertigen Materialien und in Europa unter fairen Bedingungen gefertigt wird, ist im Vergleich zu Workwear, auf die diese Kriterien nicht zutreffen, natürlich höher im Preis angesiedelt. Allerdings sprechen nicht nur Nachhaltigkeit und Qualität für Weitblick – insbesondere dann, wenn eine sehr individuell auf den Einsatzzweck zugeschnittene Arbeitskleidung gefordert ist. Da dies bei Ausschreibungen oft der Fall ist, wollten wir von Tobias zu guter Letzt wissen, warum sich die ausschreibenden Stellen für Weitblick entscheiden sollten.

Da musste er nicht lange überlegen: „Wir haben sehr viel Erfahrung im Projektgeschäft, in dem wir sehr flexibel bleiben können, wenn wir uns nach den Kundenanforderungen richten. Unsere Kunden bekommen bei uns immer einen persönlichen Ansprechpartner zugeteilt, der genau im Bilde über das Workwear-Projekt ist. Für ein so individuelles Produkt wie Arbeitskleidung bringen wir außerdem jede Menge Expertise mit, was Konzeption und Umsetzung von CI-Kollektionen betrifft. On top können wir, anders als andere Anbieter, echte Mehrwert-Pakete und Zusatzleistungen anbieten – ich erwähne da nur mal unsere Inhouse Medienagentur, die Modedesign-Abteilung oder die hauseigene Technik und CAD. Das haben wir bei uns alles unter einem Dach. Dann wären da zum einen noch die sehr effiziente Inhouse-Logistik und zum anderen die Top-Materialien von europäischen Partnern, die wir in unseren europäischen Produktionsstandorten verarbeiten.“ Also ich persönlich bin der Meinung: Das sind jede Menge guter Gründe, Weitblick zu wählen – vor allem, wenn es um die nachhaltige Beschaffung von Arbeitskleidung geht.